Voor veel ondernemers is het aannemen van een eerste werknemer een belangrijke mijlpaal. Het betekent vaak dat de onderneming groeit en klaar is voor een volgende stap. Tegelijkertijd brengt personeel ook nieuwe verplichtingen, administratieve processen en risico’s met zich mee. Veel ondernemers onderschatten hoeveel er komt kijken bij werkgeverschap. Niet alleen op juridisch vlak, maar ook op het gebied van loonadministratie, belastingen, pensioenregelingen en verzekeringen. Dan hebben we het nog niet eens over het managen van personeel. In dit artikel leggen we uit waar je rekening mee moet houden wanneer je voor het eerst personeel aanneemt.
Een eerste werknemer wordt vaak aangenomen omdat:
- er te veel werk is voor de founders;
- specialistische kennis nodig is;
- de onderneming wil doorgroeien;
- de ondernemer meer tijd wil vrijmaken voor strategie of acquisitie.
Toch is het verstandig om vooraf goed te berekenen wat een werknemer daadwerkelijk kost.
Het bruto salaris is namelijk slechts een deel van de totale werkgeverskosten.
Zodra je personeel in dienst neemt, krijg je te maken met loonadministratie. Dit is een wettelijke verplichting.
Voordat je salaris mag uitbetalen, moet je jezelf aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst.
Daarna ontvang je:
- een loonheffingennummer;
- aangiftebrieven;
- informatie over de aangiftetijdvakken.
Pas daarna mag officieel salaris worden verwerkt. Let op!
Dit geld took voor stagiaires.
Een loonadministratie moet onder andere bevatten:
- arbeidsovereenkomsten;
- kopieën van identiteitsbewijzen;
- loonstroken;
- urenregistraties;
- loonheffingsgegevens;
- vakantiegeldadministratie;
- pensioeninformatie.
Daarnaast moet iedere werknemer een loonheffingsformulier invullen.
Als werkgever moet je periodiek loonheffingen aangeven en afdragen aan de Belastingdienst. Meestal gebeurt per maand.
De loonheffingen bestaan onder andere uit:
- loonbelasting;
- premies volksverzekeringen;
- premies werknemersverzekeringen;
- bijdrage Zorgverzekeringswet.
De betaaltermijnen zijn strikt. Wanneer te laat wordt betaald of aangifte wordt gedaan krijg je een boete! Veel ondernemers kiezen er daarom voor om de salarisadministratie uit te besteden.
Een goede arbeidsovereenkomst is essentieel. Niet alleen om afspraken duidelijk vast te leggen, maar ook om juridische risico’s te beperken.
Een arbeidsovereenkomst moet minimaal duidelijkheid geven over:
- functie;
- salaris;
- werktijden;
- vakantiedagen;
- duur van het contract;
- opzegtermijnen.
Daarnaast kunnen aanvullende afspraken worden opgenomen,
zoals:
- concurrentiebedingen;
- geheimhoudingsclausules;
- bonusregelingen;
- thuiswerkafspraken.
Veel ondernemers starten met een tijdelijk contract. Daarbij geldt de zogenoemde ketenregeling.
In de basis geldt:
- maximaal 3 tijdelijke contracten;
- binnen een periode van 2 jaar.
Daarna ontstaat meestal automatisch een vast contract.
Het is daarom belangrijk om contracttermijnen goed te bewaken.
Sommige ondernemers realiseren zich niet dat een cao verplicht van toepassing kan zijn.
Een cao kan gelden wanneer:
- de onderneming actief is binnen een specifieke branche;
- een bedrijf onder een verplicht gestelde cao valt;
- werkgeversorganisatie en vakbond afspraken hebben gemaakt.
Een cao kan aanvullende regels bevatten over:
- salarissen;
- overuren;
- vakantiedagen;
- pensioen;
- ontslagprocedures.
Het is belangrijk vooraf te controleren of een cao van toepassing is, omdat afwijkingen niet altijd zijn toegestaan.
Ook pensioen wordt regelmatig vergeten bij het aannemen van personeel.
In sommige sectoren geldt verplichte aansluiting bij een bedrijfstakpensioenfonds.
Denk bijvoorbeeld aan:
- horeca;
- bouw;
- detailhandel;
- transport.
Daarnaast kunnen cao’s pensioenverplichtingen bevatten.
Wanneer een pensioenregeling verplicht is en een werkgever sluit zich niet aan, kunnen de financiële gevolgen aanzienlijk zijn.
Veel ondernemers kijken alleen naar het bruto salaris, maar de daadwerkelijke werkgeverskosten liggen hoger.
Bovenop het bruto salaris komen meestal nog:
- werkgeverspremies;
- vakantiegeld;
- pensioenpremies;
- verzekeringen;
- arbodienstkosten;
- opleidingskosten.
Als grove indicatie liggen de totale werkgeverslasten vaak tussen de 25% en 40% bovenop het bruto salaris.
Bij een bruto maandsalaris van €3.000 kunnen de totale kosten voor de werkgever dus oplopen richting €3.750 tot €4.200 per maand.
De exacte hoogte hangt onder andere af van:
- sector;
- pensioenregeling;
- leeftijd werknemer;
- type contract;
- verzekeringspremies.
Als werkgever krijg je ook te maken met de werkkostenregeling (WKR).
De WKR bepaalt welke vergoedingen en verstrekkingen je belastingvrij aan werknemers mag geven.
Denk bijvoorbeeld aan:
- kerstpakketten;
- thuiswerkvergoedingen;
- sportabonnementen;
- personeelsuitjes;
- laptops en telefoons.
Binnen de WKR geldt een vrije ruimte. Blijf je binnen deze ruimte, dan betaal je geen extra belasting.
Overschrijd je de vrije ruimte? Dan betaalt de werkgever doorgaans 80% eindheffing over het meerdere.
Juist bij groeiende ondernemingen is het belangrijk om de WKR goed te monitoren.
Werkgeverschap brengt ook risico’s met zich mee. Vooral wanneer een werknemer langdurig ziek wordt of een arbeidsconflict ontstaat.
Een van de grootste risico’s is ziekteverzuim. In Nederland geldt dat werkgevers in principe maximaal twee jaar loon moeten doorbetalen bij ziekte. Daarnaast ontstaan vaak extra kosten voor:
- arbodiensten;
- re-integratie;
- vervanging van personeel.
Voor kleine ondernemers kan dit financieel zwaar drukken.
Ook ontslagprocedures en arbeidsconflicten kunnen kostbaar zijn.
Denk aan:
- juridische procedures;
- transitievergoedingen;
- doorbetaling van loon;
- reputatieschade.
Goede contracten en duidelijke personeelsdossiers zijn daarom essentieel.
Well-drafted contracts and proper personnel files are therefore essential.
Om risico’s te beperken kiezen veel werkgevers voor aanvullende verzekeringen.
Een verzuimverzekering vergoedt (een deel van) de loonkosten bij ziekte van werknemers. Vooral voor kleine ondernemers kan dit belangrijk zijn.
Een aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven (AVB) dekt schade die werknemers veroorzaken tijdens werkzaamheden.
Bij arbeidsconflicten kan juridische ondersteuning kostbaar worden. Een zakelijke rechtsbijstandsverzekering kan hierbij helpen.
Het aannemen van een eerste werknemer is een belangrijke stap in de groei van een onderneming. Tegelijkertijd brengt werkgeverschap veel verplichtingen en risico’s met zich mee. Van loonadministratie en arbeidscontracten tot pensioen, WKR en verzekeringen: een goede voorbereiding voorkomt problemen achteraf. Juist daarom is het verstandig om vooraf goed inzicht te krijgen in de financiële, fiscale en juridische gevolgen van personeel in dienst nemen. Zo zorg je ervoor dat je onderneming gecontroleerd kan doorgroeien zonder onverwachte verrassingen.
Niet je gewone financieel adviseur. Ontgrendelt je financiële potentieel
en zorg dat je geld aan het werk gaat!
✔️ Altijd beschikbaar voor al je vragen
✔️ Advies op maat voor jouw bedrijf
✔️ Voor langdurige relaties
Suijkerbuijk+Co B.V.
Schippersgracht 3, 1011TR Amsterdam
KvK: 97096296
info@suijkerbuijk-co.nl
